Jitayarishe wageni wanapokuhitaji

Mawasiliano ya wakati unaofaa na ya wazi ni muhimu katika huduma ya kukaribisha wageni ya nyota tano. Wageni wanasema kupokea maelekezo muhimu na majibu ya haraka ni muhimu. "Mawasiliano mazuri huwasaidia wageni wahisi wanajaliwa, jambo ambalo ni kiini cha kukaribisha wageni," anasema Sadie, Mwenyeji Bingwa huko Santa Fe, New Mexico.

Jitahidi kutoa taarifa ambazo wageni wanahitaji, wakati wanazihitaji.

Watu wanaweka msawazo sana wanaposafiri. Lenga kutoa taarifa muhimu kwa wakati unaofaa bila kuwapa wageni zaidi ya wanayoweza kuchukua.

• Tumia ujumbe ulioratibiwa. Huu unakuwezesha kushiriki maelezo fulani wakati wageni wana uwezekano wa kuyataka. Kwa mfano, Wenyeji wengi wanajumuisha maelekezo ya kwenda kwenye sehemu yako katika ujumbe wa makaribisho ulioratibiwa siku moja kabla ya kuingia.

• Andika mwongozo wa nyumba wa kina. Jumuisha mwongozo dhahiri wa mahali pa kupata vitu muhimu, na maelekezo ya hatua kwa hatua ya vifaa na vyombo.

• Baandika taarifa muhimu katika maeneo kadhaa. Unaweza kuweka maelekezo ya uendeshaji karibu na themostati na jiko la nje pamoja na kwenye mwongozo wa nyumba yako. Wageni wanapaswa kuwa na uwezo wa kupata maelezo wanayohitaji bila kuwa na haja ya kuyatafuta.

Wageni wanatarajia ujibu haraka, hasa siku ya kuingia au ikiwa matatizo yatatokea. Kwa maswali yasiyo ya dharura yanayotokea wakati wa ukaaji, ni jambo la busara kujibu ndani ya saa 12. Kwa masuala ya dharura, kama vile kukosa ufunguo wa kuingia ndani, unapaswa kujibu ndani ya saa moja.

• Washa kipengele cha arifa. Tumia programu ya Airbnb ili ujue haraka ujumbe wa wageni unapoingia. Jisajili kwenye kipengele cha arifa kwa simu katika programu na katika mipangilio ya kifaa chako, weka kifaa chako kikiwa na sauti iliyowashwa na uangalie ujumbe mara kwa mara wakati wa ukaaji.

• Kuwa na mpango mbadala. Weka mpango kwa ajili ya kutoa msaada unapokuwa hupatikani. Mkabidhi Mwenyeji Mwenza au mtu mwingine wa usaidizi na ushiriki taarifa zao za mawasiliano na wageni.

• Tumia majibu ya haraka. Haya hukuwezesha kujibu maswali fulani haraka zaidi kwa kuandika majibu mapema. Kwa mfano, unaweza kuweka jibu la haraka lenye orodha ya migahawa ya karibu unayopenda kuwatumia wageni wanapoomba mapendekezo ya mahali husika.

Jaribu kuangalia kila hali kwa mtazamo wa mgeni, hasa wakati mambo hayaendi kama ilivyopangwa.

• Kawa mtulivu. Matatizo yasiyotarajiwa yanaweza kuwa changamoto kwa kila mtu. Tulia kidogo kisha ujikite katika kutatua tatizo lililopo.
• Kuwa mwazi. Wajulishe wageni kwamba umepokea ombi lao na kwamba unalishughulikia. Elezea wakati unaotarajia kupata suluhisho na jinsi utakavyowajulisha.
• Jibu kwa huruma. Jiweka katika hali ya mgeni wako. Hata mambo madogo yanaweza kuwa kama jambo kubwa wanapokuwa mbali na nyumbani.

Taarifa zilizomo kwenye makala haya zinaweza kuwa zimebadilika tangu zilipochapishwa.